Covid-19 pandemisi sırasında, ofis ve uzaktan çalışmayı yönetmek kurumlar için büyük bir zorluk haline geldi. Üniversitemizin, çalışanların aylık çalışma planlarını yapmalarına yardımcı olacak ve aynı zamanda güvenlik kurallarına uymalarını sağlayacak bir çözüme ihtiyacı vardı. Bu ihtiyacı karşılamak için, esnek çalışma planlaması, onay süreçleri ve kampüse giriş izinlerini sağlayan Workspace adlı uygulamayı geliştirdik. Zaman baskısından dolayı bu uygulamayı önceliklendirdik ve hızlı bir şekilde geliştirmek için Mendix low-code platformunu kullandık. İnsan Kaynakları, Bilgi Teknolojileri ve diğer ana bölümlerden alınan girdilerle Workspace'i zamanında hayata geçirdik ve geçici olarak kullanılan Excel tablolarına olan ihtiyacı ortadan kaldırdık.
O dönemde kurumun katı bir çalışma kültürü vardı ve uzaktan çalışmaya izin verilmiyordu. Ancak uzaktan çalışmayı istemeyen diğer şirketlerde olduğu gibi, Covid-19 pandemisi onları hibrit ve uzaktan çalışma seçenekleri sunmaya zorladı. Üniversitemizde yalnızca bilişimle ilgili pozisyonlar uzaktan çalışabiliyordu; diğer personel ise hibrit modelde çalışmak zorundaydı.
Çalışanların aylık planlarını önceden yapabilmelerini sağlayacak bir uygulamaya mümkün olan en kısa sürede ihtiyaç duyduk. Hibrit çalışma, üniversite çalışanları için sadece bir seçenek değil, aynı zamanda şirketimizin pandemi döneminde kendini tanıtma yollarından biriydi.
Uygulama aracılığıyla hem uzaktan hem de kampüsten çalışmayı sunmak kolay görünse de, 70’ten fazla bölüm ve yaklaşık 1.500 çalışan için bu oldukça zordu çünkü her bölümün farklı ihtiyaçları vardı. İnsan Kaynakları Direktörlüğü, İş Sağlığı ve Güvenliği Müdürlüğü, Rektörlük ve Bilgi Teknolojileri birimi ana paydaşlardı.
Kesin bir yayına alma tarihi vardı. Geçici olarak Excel kullanma seçeneğimiz olsa da bu çözüm kısa sürede yetersiz kaldı.
Yayın tarihi için diğer geliştirme işlerini durdurduk ve önceliği bu uygulamaya verdik. Zaman baskısı altında, elimizde zaten mevcut olan Mendix low-code platformunu kullanmaya karar verdik.
Uygulama zamanında tamamlandı, bu yüzden Excel’e ihtiyaç kalmadı. Kullanıcı kabul testi (UAT) sırasında ve canlıya alındıktan sonra topladığımız geri bildirimlerle bazı iyileştirmeler yaptık. Örneğin: kullanıcıların yetkilerini başka bir kişiye devredebilmesi ve önceki haftanın planını kopyalayabilmesi gibi.